• Görüşme Disiplini nedir?
• Görüşme Disiplini sağlamak neden önemlidir?
• Görüşme Disiplini hangi şirketler için daha önemli?
• Görüşme Disiplini sağlamak adına yapılan yanlışlar ve neden oldukları sorunlar.
• Görüşme Disiplini konusunu hassas yapan nedir?
• IPera sizin için ne yapabilir?

Görüşme Disiplini sağlamak neden önemlidir?
Şirketlerin bir bölümünde telefon görüşmeleri hiç kontrol edilmemektedir. Bu şirketlerde her çalışan, dilediği zaman dilediği telefon görüşmesini yapabilmektedir. Bu şirketlerdeki yöneticiler, bu serbestliğin getirdiği motivasyonun ve iş performansının, kontrol sistemleri ile elde edilebilecek yararlardan önemli olduğuna inanırlar. Bu inanış yanlış da değildir. Ancak dikkatli hazırlanmış bir Görüşme Disiplini Politikası, çalışanların üzerlerinde gereksiz baskı hissetmemesini sağlayacağı gibi iş performansının arttırılmasına da yardımcı olabilir.

Diğer yanda, telefon görülmelerinin  hiç kontrol edilmiyor olması, önemli sakıncalara neden olabilir. Araştırmalarımız Görüşme Disiplini politikası geliştirmemiş şirketlerde, iş dışı amaçlarla yapılan görüşmelerin maliyetinin toplam telefon giderleri içinde %40 seviyelerine kadar yükselebildiğini göstermiştir.Telefon giderleri kadar, iş dışı görüşmeler için harcanan mesai de önemli bir noktadır. 

İş dışı görüşmeler için harcanan para ve zaman, genel toplamlar içinde önemli bir oran oluşturmuyor bile olsa, Görüşme Disiplini konusunda politikalar üretilmesi gerekmektedir. Özellikle çalışan sayısının çok olduğu şirketlerde, özel görüşmeler konusunda tanınan serbestliği aşırı derecede kullananlar, toplam rakamlar içinde büyük fark oluşturmuyor olsalar bile çevrelerindeki çalışma arkadaşlarını kötü etkilemektedirler. Aşırı oranda iş dışı görüşmesi yapan bir kişinin hiçbir sınırlama ve uyarıyla karşılaşmaması, bu konuda dikkatli davranan çalışanlar üzerinde haksızlık yapıldığı duygusunun oluşmasına neden olabilir ve bu da motivasyonu olumsuz şekilde etkileyebilir.

Görüşme Disiplini hangi şirketler için daha önemli?
Görüşme Disiplini konusunun önemi, çalışan sayısıyla geometrik orantılı olarak yükselmektedir. Az çalışanı olan şirketlerde hem kaybedilen zaman ve paranın miktarları küçüktür hem de otokontrol mekanizması daha iyi işlemektedir. Çalışan sayısı yükseldikçe, rakamlar dikkat çekici hale gelmektedir. Araştırmalarımız gösteriyor ki, 50 çalışanın üzerindeki tüm şirketlerin Görüşme Disiplini konusunda sağlıklı politikalar üreterek elde edebileceği büyük yararlar vardır.

Organizasyon yapısının istikrarlı büyüme gösterdiği şirketlerde, Görüşme Disiplini konusunu daha da önem kazanmaktadır. Ekibe yeni katılan kişiler, kurum kültürünü ve alışkanlıklarını benimseyene kadar şirketin normal karşılamayacağı şekilde telefon kullanabilirler. Sağlıklı Görüşme Disiplini politikalarıyla, ekibe yeni katılan kişilerin kurum kültürünü daha hızlı benimsemesine de yardımcı olunabilir.

Görüşme Disiplini politikalarının önemini arttıran bir başka unsur da, eleman sirkülasyonudur. Bazı sektörlerin doğası gereği, alt kademe çalışanlar kısa süre içinde isten ayrılıp yerine yenileri gelmektedir. Bu, şirketin toplam insan kaynaklarının içinde yenilerin oranının sürekli yüksek olmasına neden olmaktadır. Bu duruma uzun vadeli düşünmeyen çalışanların şirketin uygun gördüğü çerçevenin dışına çıkıp çıkmadığının daha iyi denetlenebiliyor olması gerekmektedir.

Görüşme Disiplini sağlamak adına yapılan yanlışlar ve neden oldukları sorunlar
Bugüne kadar Görüşme Disiplini konusunda bir tedbir alınması gerekliliğini fark eden birçok yönetici,şirketlerinde bazı önlemleri çoktan almış durumdalar. Ancak bu önlemleri, telefonun şirketin işleyişindeki yeri ile birlikte değerlendirdiğimizde, "en iyi" olarak nitelendirilebilecek çözümden uzak olduğu görülmektedir. Hatta bu önlemlerin bir bölümü, yarardan çok zarar getirecek niteliktedir.

Görüşme Disiplini sağlama adına yapılan uygulamaların başında, çalışanların arama yetkilerini kısıtlamak yer alıyor. Bu uygulamada şirket içindeki çalışanlara bir bölümünün veya tamamının milletlerarası, GSM ve hatta şehirlerarası arama yapma hakkı verilmiyor. Bu çalışanlar, ya yetkisi olan birisinin telefonunu kullanarak görüşme yapabiliyor veya sekreter, telefon operatörü vb. kişilere telefon bağlatıyorlar. Bu uygulamanın en büyük sakıncası, zamanı verimsiz kullanmaya neden olmasıdır. Bir başkasının şahitliğinde görüşme yapmanın özel görüşmeleri azaltacağı düşünülerek tercih edilen bu yöntem, sekreter veya telefon operatörleri ile samimi olan çalışanların özel görüşmeleri üzerinde düşünüldüğü kadar azaltıcı bir etki yaratmamaktadır. "Telefon bağlatma" yönteminin, telefon giderleri azaltıyor görünmesi de mümkündür ama bu özel görüşmelerin azalmasından değil, sekreterlerin istenen tüm telefonları bağlayamıyor olması nedeniyle tüm iş görüşmelerinin zamanında yapılamamasından da kaynaklanıyor olabilir.

Görüşme Disiplini sağlama adına yapılan diğer yaygın bir yöntem de ay sonlarında çalışanlara görüşmelerinin listesi verip, özel görüşmelerini işaretlemelerini istemektir. Bu yöntem ile çalışanlara bir denetim yapıldığı hissettirilerek oto kontrol sağlanacağı düşünülür. Ancak bu uygulama ilk bir kaç ay etkili olsa bile daha sonra uygulama kanıksanır ve etkisini yitirir. Ay sonunda gelen listelere iyi niyetli şekilde yanıt vermek isteyenler bile tam doğru yanıtlar veremezler çünkü listelenen numaraların büyük bölümü tanıdık gelmez. Ayrıca bu uygulama, gerçek beyanda bulunmak istemeyen kişiler üzerinde zaten hiç caydırıcı olamamaktadır.

Görüşme Disiplini sağlamak için yarardan çok zarar getiren uygulamalara en iyi örnek ise, görüşmelerin belli bir süre içinde kesilmesidir. Bu uygulamanın, giderlerin azaltılması üzerinde tam tersine olumsuz bir etkisi vardır. Görüşme süresi sınırlaması yapmayan şirketlerde, telefon görüşmelerinin ortalama %15'i 3 dakikadan uzun sürmektedir. Görüşme süresini sınırlamış şirketlerde ise görüşme kesildikten sonra %13,7 olasılıkla aynı numara bir daha aranmaktadır ve görüşmenin toplam süresi uzamaktadır.

Görüşme Disiplini sağlamak için kullanılan bir diğer önlem de, maliyet sınırları koymaktır. Genellikle çalışanlara verilen GSM telefonları için düşünülen maliyet  limitleri, bazı şirketlerde sabit telefonlar için de düşünülmektedir. Ancak telefon görüşmelerini içeriğine göre sınıflandırmadan bu şekilde sınırlamak, telefon asıl kullanım amacıyla çelişen durumların ortaya çıkmasına neden olabilmektedir. Çalışanlara ofis dışında iken de işlerini takip edebilmeleri için telefon veren bir şirkette bir çalışanın tüm limitini özel görüşmeleri için kullanırken diğer bir çalışanın üzerindeki işleri kendisinden beklenenden de iyi yerine getirirken fazla telefon görüşmesi yaptığı için maaşından kesinti yapılıyorsa, üzerinde düşünülmesi gereken noktalar var demektir.

Görüşme Disiplini konusunu hassas yapan nedir?
Hizmet alanında çalışan şirketlerde daha yoğun olmak üzere tüm şirketler, günlük işlerin yerine getirilmesinde zorunlu olarak telefon görüşmeleri yaparlar. Telefon kullanımına getirilecek sınırlamalar, şirketin iş üretme potansiyelini doğrudan etkilemektedir. Geçmişte Görüşme Disiplini sağlamak için bazı önemler almış şirketlerin önemli bir bölümü, bu durumla karşılaşınca uygulamadan tümüyle vazgeçmiş durumdalar. Bugün için sınırlayıcı önlemlerle disiplin sağlamaya çalışan firmaların ise, politikalarını gözden geçirerek rakipleri karşısında konumlarını güçlendirecek adımlar atmaları mümkündür.

Örneğin dışarıyı aramayan çalışanların telefonunu bağlayan bir telefon operatörü, o sırada arayan bir müşterinin telefonuna yanıt veremez ise, bu bir iş fırsatının kaçırılması anlamına geliyor olabilir. Veya acil olarak bir müşterisini araması gereken bir çalışan, telefon operatörünün uygun anını yakalayabilmek için dakikalarca uğraşmak zorunda kalıyor olabilir. Görüşmelerin az sonunda tek tek açıklamasını soran bir şirkette ise, çalışanlar aramaları gereken müşterileri aramadığı için müşteri takibinde gevşeklikler ortaya çıkıyor olabilir. Üstelik bu tür bir sorgulamaya yanıt verebilmek için ay içerisinde aranmış numaraların tek tek yeniden arayan çalışanlar da olabilir.

Üretilecek Görüşme Disiplini Politikası'nın çalışanların telefon kullanımını engellememesi, oto kontrolü sağlamayı amaçlaması yine de aşırıya varan amaç dışı kullanımın fark edilmesini sağlaması ve tüm bunları yaparken politikanın uygulayabilmek için çok fazla emek verilmesi gerekmemesi gerekmektedir.

Görüşme Disiplini Danışmanlığı konusunda size daha detaylı bilgi verebilmemiz için sizi ziyaret etmemiz yeterli. Randevu için (212) 267 41 28 numaralı telefonumuzdan bizi arayabilir veya burayı tıklayarak e-posta gönderebilirsiniz.