Optimum FCT Sayısı Nasıl Bulunur?

Şirketlerin telefon giderleri içinde cep telefonu aramalarının payı hızla yükseliyor. Eskiden çok büyük oranda Turkcell numaraları aranırken, artık Telsim ve Avea numaralarının da çokça arandığını görüyoruz. Telefon giderleri içindeki büyük payına rağmen, şirketler cep telefonu görüşmelerinin maliyetlerini dikkatli şekilde incele(ye)mediği için, gerekenden daha yüksek faturaları ödemek zorunda kalıyorlar.

Şirketlerin cep telefonu maliyetlerini yükselten yanlışların başında, yanlış tarifelerin kullanımı yer alıyor. Örneğin bir Telsim veya Avea numarasını Turkcell FCT cihazı bağlı hattan aramak, 4-5 kat daha pahalı konuşmak anlamına gelebilir.

Yine en sık görülen bir yanlışlık da, gerekenden fazla veya az sayıda FCT cihazı kullanmaktır. Belli bir operatör için gerekenden fazla FCT cihazı kullanılması, gereksiz bir kapasite yatırımı gerektirmektedir. FCT sayısı az olduğunda ise, ya cep telefonu araması yapmak isteyenler beklemek sorunda kalmaktadır, veya daha pahalı hatlar üzerinden görüşmeler yapılmaktadır.

Doğrusu ne olmalı?

Görüşmeleri mümkün olan en ekonomik şekilde yapabilmek için

1- Her operatöre ait telefon numarasını, aynı operatöre ait hattın olduğu FCT cihazı üzerinden aramak,

2- Şirkete ait telefon numaraları ile grup dışı numaraları, farklı tarifeli hatta sahip FCT cihazları üzerinde aramak,

3- Kullanılacak her tarife için optimum kanal sayısını belirlemek

gerekir. 

Bunlar doğru şekilde yapıldığında, tüm FCTler dolu iken telefon görüşmelerini engellemeye hiç gerek kalmamakta, "taşma"lar önemsenmeyecek seviyelerde olmaktadır.

Optimum hat sayısı nasıl belirlenir?

Optimum hat sayısını belirlemenin en pratik yolu, IPera OfisTelefonu uygulama ailesi içinde yer alan Abakus 360'ın Sistem Kaynakları Analizi modülünü kullanmaktır. Abakus 360'ın program menüsünde Ek Modüller altında yer alan Sistem Kaynakları Analizi maddesini tıkladığınızda, Öncelikle sistem üzerindeki tüm görüşmelerin Genel Kullanım Analizi ekrana gelecektir.

Bu ekranda Gelişmiş Parametreler ifadesinin üzerine tıklayarak, görüşme parametreleri girebileceğiniz bölümü açıp, Organizasyon / Kişiler başlığı altında hangi şubenin analizini yapmak istiyorsanız onu tıklayabilirsiniz.

Daha sonra Tür / Yön başlığına tıklayıp, Ülke bölümünde Türkiye'yi seçtikten sonra Alan bölümü altında analiz etmek istediğiniz GSM operatörünün adını seçebilirsiniz. Eğer şirketinizde çalışanlara cep telefonu veriliyorsa, Görüşme Türü bölümünde Personel veya diğer maddeleri seçerek, hangi tür görüşmeler için analiz yapmak istediğinizi de belirtmelisiniz. 

Tüm parametreleri seçtikten sonra Göster tuşuna basarak belirttiğiniz türdeki görüşmelerin, telefon sistemi üzerinde oluşturduğu yükün analizini görebilirsiniz.

Elde edeceğiniz sonuç, hem gelen hem de giden yöndeki görüşme trafiğini verecektir. Ancak FCT'ler üzerinde sadece giden telefon trafiğinin olması daha doğru olacaktır. Bu nedenle son olarak sayfasının Kontrol Paneli bölümünde Arama Yönü başlığı altında Giden kelimesinin üzerine tıklayarak analizi tamamlayabilirsiniz.

Yukarıda, ABC A.Ş.'nin merkez şubesinden, Grupiçi telefonlar (Turkcell hatlı personel telefonları) ile yapılan görüşmelerin analizini görüyorsunuz. Yukarıdaki analize göre, incelenen bir aylık süre içinde, aynı anda 6 kişinin personel cep telefonu ile görüşme yaptığı süre sadece 3 dk 52 sn olmuş. Bu durumda, 2 FCT cihazını sadece personel görüşmeleri için ayırıp, bu yöndeki görüşmelerde daha avantajlı olan bir tarife kullanmak şirkette önemli kar sağlayabilir. Bu durumda personelle yapılan telefon görüşmelerinin % 82'si, bu avantajlı tarife üzerinden yapılabilecektir. Daha çok sayıda FCT ayrılması durumunda pek bir yarar elde edilemeyecektir.

Farklı parametrelerle yapılacak analizlerle, personel dışı numaraların ve diğer operatör telefonlarının aranması için ayrılması gereken optimum  FCT hattı sayılarını hesaplayabilirsiniz.

Değişen kullanım alışkanlıkları nedeniyle bu analizleri belli aralıklarla tekrarlayıp, FCT hatlarının sayılarını gözden geçirmek gerekebilir. Yukarıda yaptığınız analizleri gelecekte tekrar kullanmak için "Sık Kullanılan Raporlar"nıza ekleyebilir, veya otomatik rapor tanımı yaparak, siz unutsanız bile sistemin belirlediğiniz aralıklarla bu analizleri yapmasını sağlayabilirsiniz.