Gelen Müşteriyi Geri Çevirmemek için Ne Yapmalı?

- İyi günler, ben Mehmet Adak. Bu numaradan aranmışım. Buyurun.

- Efendim bu şirkette birçok kişi var, sizi kimin aradığını bilemiyorum. Arayan arkadaşımız tekrar arayacaktır. 

Aradığınız bir müşteriniz veya müşteri adayınız, siz aradığınız anda yanıt veremiyor ve telefonunda gördüğü numarayı geri aradığında yukarıdakine benzer bir diyalog yaşanıyor olabilir. Üstelik şirketinizde bu diyalog her gün defalarca tekrarlanıyor da olabilir. Ancak tüm rakiplerinizin müşterilerinize göz diktiği bir ortamda, ayağınıza kadar gelen bir müşteriyi bu şekilde geri çeviriyor olmanın en doğru tercih olmayacağı ortadadır.

Öte yandan her yanıt verilmeyen telefonu için operatöre "Mehmet bey'i aradım ama yanıt vermedi. Geri ararsa bana bağlayın" talimatının verilmesinin olanaksız olduğu da bir gerçek. Peki bu soruna bir çözüm üretilemez mi?

Geri arayan müşteriler nasıl yönlendirilebilir?

Abakus 360 Giden Çağrı Analizi modülü bu sorunun çözümüne yardımcı olmaktadır. Abakus 360 içinde hazırlanacak bir Rapor Kısayolu ile telefon operatörlerinin, bir çağrı geldiği anda o numarayı son arayan kişinin kim olduğunu bulabilmesi sağlanabilir. Böylece telefon operatörü, geri arayan kişi hatta beklerken kime yönlendirmesi gerektiğini bulabilir.

Bunun için öncelikle Abakus 360 içinde telefon operatörü gerekli tanımlamaları yapmak gerekmektedir. Bu noktada telefon operatörü için o şubeden yapılan tüm dış aramaların listesini görebilmeye yetkisi olan bir kullanıcı tanımı yapılması gerekmektedir. Bunun için hazır yetki profillerinden "Şube Yöneticisi" kullanılabileceği gibi, sadece Arama Döküm Sayfaları bölümünde Şube Yöneticisi seviyesinde yetkiye sahip olacak yeni bir yetki profili de tanımlanabilir.

İkinci olarak, telefon operatörünün kullanmakta olduğu bilgisayara IPeraBAR'ın yüklenmesi, gereksinim duyduğu anda sisteme ulaşmasını kolaylaştıracaktır. IPeraBAR kurulumu www.ipera.com.tr/dosyalar adresinde bulabileceğiniz OfisTelefonu Uygulama Ailesi Tarayıcı Ayarları.pdf dosyasında anlatılmaktadır.

Daha sonra, gerektiği anda hızlı kullanım sağlamak için bir Rapor Kısayolu'nun oluşturulması gerekir. Bunu sisteme telefon operatörünün kullanıcısı ile bağlanarak yapmak önemlidir. Rapor Kısayolu oluştururken, bir telefon numarası ile yapılan görüşmelerin listesine en kolay erişecek biçimi kaydetmek önemlidir. Bunun için ilk olarak Abakus 360 program menüsü içinde Giden Çağrı Dökümleri başlığı altında Tüm Giden Çağrıların Dökümü maddesini tıklayarak, yapılan tüm görüşmelerin listesini ekrana getirin.

Daha sonra Gelişmiş Parametreler ifadesini tıklayarak Gelişmiş Parametreler bölümünü görünür hale getirip, Numara / Açıklama başlığını tıklayın. Burada Numara bölümüne bir numara yazıp Göster tuşuna basıldığında, o numara ile yapılmış olan görüşmelerin kimler tarafından yapılacağı listelenecektir. 

Raporu bu hali ile kısayol haline getirmek için sayfanın Kontrol Paneli bölümündeki Sık Kullanılan Raporlara Ekle ifadesini tıklayın ve bir isim vererek -örneğin "Bu numarayı arayanlar" gibi- kaydedin. Artık yukarıdaki türde bir telefon geldiğinde, operatörünüzün kolayca kime yönlendirmesi gerektiğini bulabilmesi mümkündür.

Telefon geldiği anda neler yapılmalı?

Telefon operatörünüz, geri arama yaptığını söyleyen biri aradığında 4 adımda doğru yönlendirmeyi yapabilir:

1- Arayan kişinin numarasını öğren

2- Internet Explorer programını çalıştırıp, IPeraBAR üzerinde bulunan Rapor Kısayolları düğmesini tıkla

3- Ekrana gelen Sık Kullanılan Raporlar sayfası içinde ilgili rapor başlığını -yukarıdaki örnekte "Bu numarayı arayanlar"- tıkla

4- Rapor sayfası ekrana geldiğinde Gelişmiş Parametreler ifadesini tıkla ve açılan bölümde Numara bölümüne telefon numarasını yazıp Göster düğmesine bas.

Böylece arayan kişinin söylediği numarayı arayanların kimler olduğu ve ne zamanlarda o numaranın aranmış olduğunun listesi ekrana gelecektir.