SMS Kullanmalı Mıyız? SMS Kullanımı ne Kazandırır?

Cep telefonu kullanımının yaygınlaşması ile yaşamımıza yeni bir iletişim yöntemi daha girdi: Kısa Mesaj Servisi - SMS. SMS bireysel kullanımda, hele gençler arasında çok sık kullanılan bir iletişim yöntemidir. Bunun temel nedeni telefon konuşması yapamaya göre çok daha ucuz olmasıdır. Ancak kullanımının pratik olmaması nedeniyle kurumsal kullanımını yaygınlaşamamıştır. Bugün kurumsal alanda SMS kullanımının sadece toplu pazarlama mesajlarıyla sınırlı kaldığını görmekteyiz.

Halbuki Çalışanlarının kendi aralarında veya diğer iş paydaşlarıyla kurdukları iletişimde SMS'den yararlanabilmesinin şirketlere sağlayacağı pek çok avantajda söz edilebilir.

1. Aradığınız kişiye telefon ile ulaşamadığınızda SMS, vermek istediğiniz mesajı iletmek için tek seçenek olarak kalır.

2. Tatilde veya toplantıda olan birisini telefon ile rahatsız etmek yerine SMS göndermek daha uygundur. Benzer şekilde geç saatlerde telefon kullanmak yerine SMS göndermek tercih edilebilir.

3. Adres, telefon numarası vb bilgileri SMS ile iletmek daha verimli bir yöntemdir.

4. Gönderilen mesajların arşivlenmesi sağlandığında, kurulan iletişimin kayıt altına alınması sağlanmış olur.

5. SMS kullanarak bazı telefon görüşmelerinin yapılmasına hiç gerek kalmayacağı için tasarruf elde edilir.

SMS Kullanmaya Gereksinimimiz Gerçekten Var mı?

Yukarıdaki yararları gördükten sonra bu soruya hayır yanıtı vermek kolay değil. Ancak faks veya e-posta gibi iletişim araçlarının ilk ortaya çıktıklarında, çok geniş kullanım bulamadıklarını, bu araçların zaman içinde kullanımlarının arttığını düşünürsek, kurumsal SMS kullanımının da sadece doğru araçlara sahip olunması değil, bir alışkanlık sorunu olduğunu söyleyebiliriz.

Bu noktada SMS'in en kolay kullanılabileceği alan, çalışanların birisini cep telefonundan arayıp da ulaşamadığı anlardır. Cep telefonu ile aradığı kişiye kimlerin ne sıklıkla ulaşamamış olduğunu tespit ettiğinizde, bu SMS'in ilk aşamada en çok gereksinim duyulduğu anlara işaret edecektir.

Kimin SMS kullanma gereksinimini ile ne oranda duymuş olduğunu ortaya çıkarmak için, aranana numaranın yanıt verememiş olduğu cep telefonu çağrılarının raporunu çalışan bazında almanız yeterli olacaktır.

Bunun için önce Abakus 360 programının Giden Çağrı Dökümleri menüsü altındaki Tüm Çalışanların Dökümü maddesini tıklayarak, hangi çalışanın kaç arama yaptığını gösteren rapor sayfasını ekrana getirin. Bu sayfada tüm giden görüşmeler yer alıyor olacaktır.

İkinci olarak sayfanın üst bölümündeki Gelişmiş Parametreler ifadesini tıklayarak gelişmiş parametreler bölümünü açın. Burada Tür/Yön başlığı altında Arama Yönü bölümünde GSM maddesini işaretletin. Daha sonra Tarih/Süre başlığını tıklayın. Burada Tarih bölümünden incelemek istediğiniz dönemi seçin. 

Pek çok şirkette cep telefonu görüşmeleri analog FCT cihazları üzerinden yapılmaktadır. Analog FCT kullanılan sistemlerde, görüşmenin gerçekten yapılıp yapılmasını tespit edebilmek mümkün değildir. Bu tür sistemlerde yanıtsız kalan aramaları ancak yaklaşık olarak tespit edebiliriz. Bunun da yolu Görüşme Süresi alanında üst değer olarak, bir görüşmenin yapılamayacağı kadar kısa bir süre örneğin 25 sanayi değerini girmek yeterli olacaktır. Böylece, arandıktan sonra kısa bir süre çaldırılan ve yanıt alınamamış görüşmelerin raporu istendiği belirtilmiş olur.

Sayısal FCT cihazı kullanan, cep telefon görüşmelerini UMTH operatörüne Sayısal VoIP gateway kanalı ile ileten veya analog FCT kullanmasına rağmen, GSM Raporlama Modülü ile GSM operatörünün verilerine göre düzeltme yapan şirketlerin sistemlerinde ise cevapsız çağrıları tespit edebilmek çok daha kolaydır. Bu sistemlerde, Görüşme Süresi alanında üst değer olarak 1 sn değerini girmek yeterli olacaktır.

Son olarak çalışanların kendi cep telefonlarından yapmış oldukları ve GSM Raporlama Modülü ile sisteme yüklenen görüşmeler ile, T-Panel'in Hızlı-SMS ile gönderilen SMS'leri bu raporun dışında bırakmak için Dahili/Port başlığı altında Kaynak bölümünde CDFaturaCELL (Görüşme) ve T-Panel HızlıSMS maddeleri dışındaki tüm santral isimlerini seçin.

Göster düğmesine bastığınızsa, kimlerin ne yoğunlukta SMS kullanma gereksinimi duyduğunun raporunu almış olacaksınız.

Kullanım alışkanlığını hızla kazandırmak için, bu raporu günlük olarak tüm çalışanlara gönderip, ulaşamadıkları kişilere SMS gönderebileceklerini anımsatabilirsiniz. Bunun için yukarıdaki raporu oluşturduktan sonra sayfanın sol tarafında Kontrol Panel bölümü altındaki Otomatik Rapora Ekle maddesini tıklayın. Raporun kimlere ve ne zamanlarda gönderileceğini belirttikten sonra Açıklama/Notlar bölümüne bu raporun gönderilme nedenini ve SMS kullanımını teşvik eden bir açıklama yazabilirsiniz. Aşağıda bu mesaja bir örnek görmektesiniz.

Değerli arkadaşım.
Aşağıdaki link ile ulaşabileceğin rapor, dün cep telefonundan arayıp da ulaşamamış olduğun kişilerin listesini vermektedir. Bu kişilere ulaşabilmek için belki tekrar tekrar aramak zorunda kaldın belki de söylemek istediğini hiç iletemedin. Böyle anlarda T-Panel'in Hızlı-SMS fonksiyonunu kullanabileceğini biliyor muydun? Hızlı-SMS'in nasıl kullanabileceğini http://www.ipera.com.tr/dosyalar/IPera,%20T-Panel%20Kullanici%20Kilavuzu.pdf adresinde bulabileceğiniz T-Panel Kullanıcı Kılavuzu yardımını ile öğrenebilirsiniz. 

Elde Edilecek Tasarrufun Hesaplanması

Peki SMS kullanımı ile şirketin maddi bir kazancı olur mu? Bu sorunun yanıtı da evetdir. Kısa zamanda tamamlanabilen ve aslında tek yönlü olarak acil bir bilginin iletildiği görüşmeleri yapmak yerine SMS kullanmak mümkündür. Böylece cep telefonu giderlerinden tasarruf sağlanmış olur. 

SMS kullanarak elde edilebilecek yaklaşık kazancı hesaplamak için Tasarruf Hesaplama Modülü'ünden yararlanabilirsiniz. Bunun için Tarife Yöneticisi Modülü içinde yeni bir Senaryo oluşturduktan sonra, incelenecek trafik öğesi olarak, kısa süreli cep telefonu görüşmelerini tanımlamanız gerekir. Bunu da, şirket telefon santralleri üzerinden yapılan (Dahili/Port başlığı altında Kaynak bölümünde tanımlanır), kısa süreli örneğin 90 saniyenin altındaki (Tarih/Süre başlığı altında Görüşme Süresi alanının üst değerine 90 yazabilirsiz. Aslında bir maliyete neden olmamış cevapsız çağrıları hesaplama dışında tutmak için alt değer olarak 25 saniye girebilirsiniz.) cep telefonu görüşmelerini (Tür/Yön başlığı altında Arama Yönü bölümünde GSM maddesi)seçin.

Trafik öğesini tanımladıktan sonra bu tür görüşmelerin ne oranda SMS ile ikame edilebileceğini belirtin. Örneğin her beş görüşmeden birinin SMS kullanımı ile yapılmayabileceğini düşünüyorsanız, oran bölümüne 20 değerini girin.

Son olarak alternatif fiyat olarak, SMS maliyetini girin. T-Panel Hızlı-SMS'in desteklediği SMS operatörlerinden genellikle 6,5 - 8,5 ykr fiyatı ile SMS gönderimi anlaşması yapmak mümkündür. Bu fiyatı, "Kontör fiyatı" bölümüne yazdıktan sonra, kontör süresi bölümüne çok büyük, örneğin 2000 değerini yazın.

Tarife Yöneticisine trafiği yeniden hesaplattığınızda, SMS kullanarak elde edebileceğiniz tasarrufun ne olacağını ve bunun toplam telefon giderleriniz içindeki payını görebilirsiniz.

Tarife Yöneticisinin kullanımına ilişkin detaylı bir örneği, www.ipera.com.tr/pufnoktasi adresinde VoIP mi UMTH mı? başlığı altında bulabilirsiniz.