Telefon Maliyet Raporlarında, Grup içi Cep Telefonu Görüşmelerinin Neden Olduğu Hata Payı Nasıl Azaltılabilir?

Telefon görüşmelerinin maliyetlerinin takibi birçok şirkette önem verilen bir konudur. Bazı şirketlerde bu sadece telefon maliyetlerinin aşırı yükselmesinin önünü almak için Görüşme Disiplini sağlanması amacıyla yapılır, bazılarında ise maliyetleri masraf merkezi bazında raporlayabilmek gerektiği için. Nedeni ne olursa olsun, telefon görüşmelerinin maliyetlerini doğru şekilde bilinmesi önemlidir.

Ancak birçok ücretlendirme programı, toplam telefon maliyetleri içinde en büyük kalemi oluşturan GSM görüşmelerinin maliyetini hesaplarken, aranan numaranın indirimli olarak aranabilen şirket çalışanlarına ait telefon numarası olup olmadığını dikkate almadığı için, raporlarda önemli oranlarda hatalar ortaya çıkmaktadır. 

Hata ne boyutta?
Bu hata oranı, şirketin telefon santralinden personele ait telefonların aranma oranı ile paralellik göstermektedir. Diyelim telefon santrali üzerinden yapılan görüşmelerin içinde GSM görüşmelerinin maliyeti %60 ve tüm cep telefonu aramalarının içinde personele ait telefonların aranma oranı %30 olsun. Bu durumda ücretlendirme programı, personele ait cep telefonlarının aranmasının maliyetinin toplam maliyetin %18'ine denk düştüğünü gösterecektir. Halbuki, Turkcell Şirketiçi İndirimli Tarifesinde personel telefonları arandığında, dakikada 0,15 YTL yerine 0,015 YTL ödenmektedir. Yani bu görüşmelerin toplam fatura içindeki payının aslında %2'ler seviyesinde olması gerekmektedir. Bu örnekte ücretlendirme programı maliyetini gerçekte olanın yaklaşık %20 oranında yüksek hesaplamış olacaktır.

Eğer telefon maliyetleri masraf merkezlerine göre dağıtılıyorsa, personel aramasını daha yüksek oranda gerçekleştiren birimler için oldukça adaletsiz bir dağıtım ortaya çıkacaktır. Bu, o birimler üzerinde gereksiz bir bütçe baskısının oluşmasına ve işin başarılı şekilde yapılması üzerinde hayati etkisi olabilecek başka alanlarda tasarrufa gidilmesi zorunluluğunun doğmasına neden olabilir.

İndirimli numaralarla yapılan görüşmelerin doğru hesaplanması için...
OfisTelefonu uygulama ailesi içinde yer alan Abakus 360, görüşmelerin maliyetlerini hesaplarken, personele ait cep telefonları ile yapılan görüşmelerin indirimli tarife ile yapılıp yapılmasını dikkate almaktadır. Bunun için tanımlamaların doğru şekilde yapılmış olması yeterlidir. 

Abakus 360, büyük organizasyonlarda farklı şirketlerin telefon raporlarını tek bir sunucu üzerinde oluşturabilmektedir. Bunu yaparken, her bir şirketin farklı GSM operatörleri ile anlaşmalar yapmış olabileceğini, aynı GSM operatörü ile bile farklı anlaşmaların var olabileceğini hesaba katmaktadır. Böylece A ve B şirketinin kendi personellerini farklı tarifelerden indirimli olarak arayabileceğini hesaplarken, bir şirketin diğer bir şirketin personeline ait cep telefonunu ararken indirimli tarife üzerinden arayamayacağını da hesaba katmaktadır.

GSM Kısayol Gruplarını oluşturulması
Personele ait cep telefonları arandığında farklı bir fiyattan ücretlendirme yapılabilmesi için, sistem üzerinde öncelikle indirim grupları oluşturulmalıdır. Sistem üzerinde birden fazla indirim grubu oluşturulabilir. Böylece hangi FCT cihazı üzerinden hangi personel telefonu arandığında, hangi operatörün hangi indirimli tarifesinin kullanılması gerektiği ayrı ayrı tanımlanabilir.

GSM Kısayol Grubu oluşturabilmek için OfisTelefonu uygulaması içindeki Araç Çubuğu üzerinde Tanımlar ikonuna tıkladıktan sonra ekranın sol bölümünde görünecek olan Tanım Sayfaları menüsündeki Port Grubu Tanımları maddesini tıklayın. Ekrana sistem üzerinde tanımlı olan Port Gruplarını gösteren sayfa gelecektir. Bu sayfanın, ekranın solunda yer alan Kontrol Paneli bölümde yer alan Gsm Kısayolu Grubu Tanımlama maddesini tıklayın. Karşınıza indirimli görüşme grubu tanımı yapabileceğiniz GSM Kısayol Grupları Sayfası gelecektir.

Bu sayfada ilk olarak, tanımlayacağınız kısayol grubu için bir isim vermeniz gerekir. Daha sonra bu grup içinde yer alacak telefon numaraları için, sistem üzerinde tanımlı olan şirketlerden hangisinin GSM operatörü ile sözleşme yapmış olduğunu seçmeniz gerekir. Daha sonra, görüşmelerin ücretlendirmesinin yapılacağı tarife seçimini yapmalısınız. Örneğin Turkcell'in Şirketiçi İndirimli tarifesinin Grupiçi dilimini seçebilirsiniz. Burada sistem tarifeler içinde herhangi bir sınırlama getirmez; o nedenle seçim yaparken doğru tercihi yaptığınızdan emin olmalısınız. Son olarak santrale bağlı olan hangi port grupları üzerinden yapılacak görüşmelerde, indirimden yararlanılabileceği seçilmelidir. Eğer bu tarifeden görüşme yapılabilecek birkaç port grubu varsa (örneğin her şubede ayrı ayrı oluşturulmuş port grupları olabilir) hepsi seçilebilir.

GSM Kısayol Grupları Sayfası sayfası içinde aynı şirketin farklı GSM operatörleri ile yaptığı grup anlaşmaları için veya sistem üzerinde tanımlı olan farklı şirketler için ayrı ayrı indirim grupları oluşturulabilir.

Şirket Telefonlarının İndirim Grupları ile ilişkilendirilmesi.
Şirkete adına kayıtlı olan telefonların arandığında indirimli tarifeden ücretlendirme yapılabilmesi için, telefon numaralarının yukarıda anlatıldığı şekilde oluşturulmuş indirim grupları ile ilişkilendirilmesi gerekir. Bunun yapılacağı yer ise, Personel ve Dahili Tanımları sayfasıdır. Bu sayfada yer alan personel bilgileri arasında, o personele şirket tarafından verilen telefonun numarası (İş GSM), bu numaranın grup içindeki telefonlarca aranabilen kısa kodu (GSM Kısayolu) ve sistem içinde tanımlanmış hangi indirim grubuna bağlı olduğu (GSM Kısayol Grupları) yer almaktadır.

Bazen OfisTelefonu uygulamalarının ilk kurulumu sırasında, personel bilgileri sisteme tanımlanırken, GSM telefonları bilgisi ihmal edilmektedir. Ancak maliyet raporlarının doğru oluşturulabilmesi için bu bilginin girilmiş olması gerekmektedir. GSM numaraları girilmiş olsa bile, bu numaraların bir indirim grubuna (GSM Kısayol Grubu) bağlanması gerekir. Her iki durumda da, daha önce tanımlaması yapılmış personel bilgileri Güncelle düğmesine basarak güncelleme alanına taşındıktan sonra eksik bilgiler tamamlanabilir. Ancak personel sayısının çok fazla olduğu şirketlerde, tüm personele ait bilgilerin tek tek girilmesi çok büyük zaman kaybına neden olabilir. Bu nedenle eksik bilgilerin dosyadan okunması seçeneği tercih edilmelidir.

Eksik bilgileri dosyadan okumak için, öncelikle OfisTelefonu uygulamasının kabul edebildiği biçimlemeye sahip bir Excel dosyası oluşturulması gerekmektedir. Uygun biçimlemeye sahip bir örnek dosya yine uygulamanın içinde yer almaktadır. Bu örnek dosyaya ulaşmak için Personel ve Dahili Tanımları sayfasının sol tarafında yer alan Kontrol Paneli bölümünde bulunan Personel bilgisini dosyadan al linkini tıklamanız yeterli olacaktır. Karşınıza gelecek olan sayfada, Ekle düğmesinin hemen solundaki excel ikonunu tıklayarak örnek dosyayı bilgisayarınıza indirebilirsiniz.

Örnek dosya içine bilgilerinde güncelleme yapacağınız kişilerin isimlerini ve eksik olan bilgileri (İş GSM, GSM Kısayolu ve/veya GSM Kısayol Grupları) yazmanız ve son sağdaki sütununda Geçerlilik Tarihi belirten bir değer girmeniz yeterli olacaktır. Bu dosyayı hazırlarken, daha önce başka amaçlarla hazırlanmış olan GSM numaraları listesi gibi dosyalardan copy-paste ile bilgi aktarıp, sütun başlıklarına göre organize edebilirsiniz. Burada dikkat edilmesi gereken 2 çok önemli nokta şunlardır:

1. isimlerin, sistemde tanımlı oldukları şekliyle yazılması

2. dosyaya sadece eksik olan bilgilerin yazılması

Hazırladığınız dosyadaki isimlerin sistemde daha önceden tanımlı olduğu şekliyle yazılması önemlidir çünkü, sistem hangi personelin tanımlarında güncelleme yapması gerektiğini isim karşılaştırması yaparak karar verir. Dolayısıyla eğer sistemde kayıtlı olan isim İlker Ünlü ile dosyada Ilker Unlu yazılması durumunda veya M.Ali Sezgin yerine Mehmet Ali Sezgin yazılması durumunda sistem hangi personelin bilgilerinin güncellenmesi gerektiğini saptayamayacaktır.

Güncelleme dosyasında sadece eksik bilgilerin yazılması ise daha kritik bir konudur. Güncelleme dosyasında, Departman veya Şube yazılması durumunda, Sistem dosyadaki tüm alanları güncellemek istediğinizi kabul edecektir ve boş bırakılmış diğer hücreler, mevcut tanımların silinmesine neden olabilecektir.

Eğer dosyayı oluştururken bazı ayrıntılar gözünüzden kaçmış ise, hazırladığınız dosyanın sisteme aktarılması sırasında bazı hatalar ortaya çıkabilir. Sistem bu hataları da bir excel dosyası şeklinde geri verir. Böylece hataya neden olan noktaları kontrol edip düzelttikten sonra, aynı dosyayı tekrar sisteme yükleyebilirsiniz.