Şubelerdeki FCT Problemleri En Hızlı Nasıl Fark edilir?

Şirketler telefon giderlerini azaltmak için bir çok yöntemden yararlanmaktadır. Ancak tüm yöntemlerin içinde en yüksek tasarrufu cep telefonu görüşmelerini daha ucuza yapmayı sağlayan FCT terminalleri sağlamaktadır.

FCT terminallerinin sağladığı tasarruf o kadar önemlidir ki, birçok şirkette, cep telefonu görüşmelerinin sadece FCT cihazları üzerinden yapılmasına izin verilir. Ancak bu aynı anda çok sayıda kişinin cep telefonu görüşmesi yapması gerektiği durumlarda, bazı çalışanların telefon görüşmelerini ertelemek zorunda kalmalarına ve işlerin aksamasına neden olabilmektedir.

Optimum sayıda FCT cihazı kullanan şirketlerde ise (bkz Optimum FCT Sayısı Nasıl Bulunur? ) FCT cihazlarının yetersiz kaldığı anlarda, çağrıların daha pahalı kanallara yönlendirilmesinin neden olduğu maliyet, önemsenmeyecek boyutlara indirilebilmektedir.

FCT cihazı arızalandığında ortaya çıkan sorunlar

Cep telefonu görüşmeleri için yukarıdaki iki seçenekten hangisini seçmiş olursa olsun bir şirkette kurulu olan sistem sorunsuz çalışmakta iken, her şey yolundadır. Sorun, FCT cihazlarında arıza ortaya çıktığında yaşanmaktadır ki bu sık sık olabilmektedir.

FCT cihazı arızalandığında ya çalışanlar cep telefonu aramalarını yaparken çok büyük güçlüklerle karşılaşırlar ve işlerin görülmesinde önemli aksamalar yaşanabilmektedir veya görüşmeler daha büyük oranda pahalı alternatif kanallara yönlendirilmekte ve şirketin telefon giderleri yükselmektedir. İkinci yöntemde sorun kendisini göstermediği için, fark edilene kadar çok büyük boyutlarda zararlar oluşabilmektedir.

Çok sayıda şubesi olan organizasyonlarda ise bu sorun daha dramatik bir hal almaktadır. Çünkü genellikle şubelerdeki telekomünikasyon sistemleri için ayrıca personel istihdam edilmemekte ve FCTlerin arızalandığını fark etmek mümkün olmayabilmektedir. 

Şubelerdeki FCT Arızaları Nasıl Fark Edilir?

FCT'lerin arızalandığını ne kadar erken fark edip müdahale edilirse, zararın büyümesinin önüne geçmek o kadar mümkün olmaktadır. Arızanın oluşup oluşmadığını anlamanın en kolay yolu ise, Abakus 360 Sistem Kaynakları Analizi modülü ile FCT cihazlarının bağlı olduğu portlar üzerinden yapılan görüşmelerin raporunu almaktır. Buna ilişkin bir örneği Arızalanan Hatlar En Kolay Şekilde Nasıl Tespit Edilir? isimli püf noktasında bulabilirsiniz.

Ancak görüşme yoğunlukları çok farklı şubelerdeki tüm portları bir arada raporlamak, bazı sorunlu durumların gözden kaçmasına neden olabilir. Bu durumda şubelerin ayrı ayrı raporlanması daha uygun olacaktır. Bu durumda ise, şube sayısı arttıkça, düzenli olarak her gün kontrol için raporlar almak ve incelemek daha fazla zaman alıcı bir iş olacaktır.

Bunun yerine, Otomatik Raporlama Modülü ile hazırlanacak otomatik raporların, sorunlu olabilecek durumlarda alarm üretmesi çok daha pratik bir yaklaşım olacaktır. Burada yapılması gereken Sistem Kaynakları analizi ile bir FCT portunun kullanım analizini yaptıktan sonra, o port üzerinden yapılan görüşme sayısı ortalamanın çok altında kaldığında otomatik olarak rapor gönderilmesini için bir otomatik rapor tanımlaması yapmaktır.

Bunun için önce Abakus 360 içinde Ek Analiz Modülleri menüsü altında yer alan Sistem Kaynakları Analizi maddesini tıklayın. Karşınıza, tüm şirketin içinde bulunduğunuz ay yaptığı telefon görüşmelerinin, sistem üzerinde nasıl yük oluşturmuş olduğunun analiz raporu gelecektir. Rapor geldikten sonra Şirketlerin Görüşme Dağılımı başlığının hemen üzerinde yer alan Gelişmiş Parametreler ifadesinin üzerine tıklayarak gelişmiş parametreler bölümünü açın ve Tarih /Süre bölümünden Dün maddesini seçtikten sonra, Dahili / Port bölümünün Port Grubu ve Port alanlarında görüşme trafiğini raporlamak istediğiniz FCT cihazının bağlı olduğu santral portunu ve bağlı olduğu port grubunu seçin. Göster düğmesine bastığınızda, seçtiğiniz port üzerinden bir önceki gün yapılan görüşmelerin raporu gelecektir.

Bu raporda, eğer seçtiğiniz port üzerinden yapılan görüşme sayısı, o port üzerinden yapılan ortala görüşme sayısının çok altında ise, büyük olasılıkla gün içinde arızaya düşmüş olabilir. Böyle bir durumun ortaya çıkıp çıkmadığını ise, sayfanın en altında solda yer alan Görüşmelerin Zamana Bağlı Dağılımı başlığı altındaki grafikte görebilirsiniz. Eğer görüşme sayıları bir saate kadar değişen sayılarla geliyor ama bir yerden sonra aniden kesiliyorsa, bu o porta bağlı olan FCT cihazının o saatte arızalandığını gösterir.

Bu analizin her gün otomatik olarak yapılıp, sadece olası bir sorun durumunda sistemin sizi haberdar etmesi için ise, otomatik rapor tanımı yapmanız gerekir. Bunun için yukarıdaki raporu oluşturduktan sonra ekranın solunda yer alan Kontrol Paneli bölümündeki Otomatik Raporlara Ekle maddesini tıklayarak otomatik rapor tanımlama sayfasını açın.

Karışınıza gelen sayfada öncelikle rapor için bir isim belirtin. Bunu rapora isim verirken, hangi port için hazırlandığını olası bir arıza durumunu gösterdiğini belirtmeniz, haftalar sonra gönderildiğinde mesajın içeriğini daha hızlı kavramanıza yardımcı olabilir. Bu sayfada Gönderilecek Kişiler bölümünde raporun kimlere hangi koşullarda gönderilmesini istediğinizi belirtmelisiniz. İsim vererek belli kişilere rapor gönderebileceğiniz gibi, belli bir yetki profilindeki (ör Sistem Yöneticisi) herkese raporun gönderilmesini isteyebilirsiniz. Çağrılar bölümünde ise, gönderim koşulunu belirtmeniz gerekir. Bu bölümde Şirketlere Göre Grupla maddesini seçtikten sonra, raporun kaç adetten az görüşme yapılmış olması durumunda gönderilmesini istediğinizi belirtmelisiniz. Burada yoğun olmayan bir günde yapılan görüşme sayısının biraz altında bir değer yazmanızı öneririz.

Raporlama Zamanı bölümünde ise, raporun hangi günler gönderilmesini istediğiniz seçmeniz gerekir. Her gün, bir önceki günün durumu hakkında rapor gönderileceği için Salı'dan Cumartesi'ye kadar ki günleri seçmenizi öneririz.

Mesaj İçeriği bölümüne ise, bu raporun nasıl bir olası hata durumunu göstermekte olduğunu, bunun nasıl kontrol edilebileceğini, FCT arızasının çözümlenmesinden o şubede kimin sorumlu olduğunu ve FCT cihazındaki hattın numarası gibi bilgileri yazmanız, hataya müdahale süresini kısaltacaktır.

Bu işlemi, FCT cihazının bağlı olduğu her port için bir defa tekrarlamanızı öneririz. Her FCT için ayrı ayrı otomatik rapor hazırlamak yerine, çağrıların aşağı yukarı eşit dağılmakta olduğu FCT grupları için tek bir rapor da düzenleyebilirsiniz.

Böylece hangi şubenizde olursa olsun bir FCT cihazı gün içinde arızalandığı için üzerinden görüşme yapılamadığında en geç ertesi gün sabah sistem sizi bir elektronik posta ile bilgilendirmiş olacaktır.