Özel Görüşmelerin Aşırı Yükselmesi Nasıl Önlenebilir?

Şirketlerin çalışanlarına işlerini görmeleri için sağladığı iletişim olanaklarının özel amaçlarla ve aşırı maliyet getirecek şekilde kullanılması istenmeyen bir durumdur. Örneğin bir çalışanın bir arkadaşının cep telefonunu, kendi cep telefonundan daha ucuz tarife ile arayabilmesi mümkün olduğu halde, şirket telefonlarından araması pek hoş karşılanmaz. Hele ki bu tür görüşmelerin toplamı şirketlerin telefon faturaları üzerinde ciddi oranlar oluşturuyorsa, konu sadece bir etik problem olmanın ötesine geçiyor demektir.

İstenmeyen telefon kullanımını önlemek ise hiç kolay değildir. Pek çok yönetici, çalışanların telefon kullanımlarına kısıtlama getirmenin bu sorunu azaltacağını düşünür. Birçok şirkette, çalışanların milletlerarası, şehirlerarası ve GSM arama yetkilerinde sınırlamalar getirilmiştir. Ancak araştırmalarımız, bunun özel görüşmeleri pek engelleyemediği gibi, çalışanların işlerini görmelerini zorlaştırdığını göstermektedir.

Özel görüşmelerin aşırı miktarda yükselmesinin önünü almanın yolu, çalışanlar üzerinde baskı kurmadan, etkin ve düzenli bir denetim mekanizması kurmaktan geçmektedir.

Özel Görüşmeler için bir politika geliştirin
Abakus 360, her çalışanın kendi özel numaralarını tanımlayabilmesine izin verir. Tanımlanan numara ve çalışanın bununla ilgili yaptığı tanımlama SADECE O ÇALIŞAN TARAFINDAN bilinebilir. Ancak yöneticiler, her çalışanın toplam ne kadar özel görüşme yaptıklarını takip edebilirler ve bu konuda bazı sınırlamalar getirilebilir. Örneğin, özel telefon görüşmelerinin maliyetinin 10 YTL'yi geçen miktarının çalışanlardan tahsil edileceği söylenebilir. Veya özel görüşmeler için harcanan sürenin ayda 4 saati geçmesi durumunda mazeret izni kullanılmış sayılacağına karar verilebilir.

Özel Görüşmelerin Tespiti
Bir telefon numarası ile yapılan görüşmenin özel nitelikte olup olmadığını, arayan kişinin beyanı olmadan kesin olarak söyleyebilmek mümkün değildir. Abakus 360, özel görüşmelere ilişkin rapor hazırlarken, kullanıcıların özel olduğunu beyan ettikleri numaraları değerlendirir.

Ancak bir çok işletmede, çalışanların özel telefon numaralarını beyan etme konusunda pek istekli olmadıkları görülüyor. Bunun nedeni, bu numaraları beyan etmek ile uğraşmak istenmemesi, bazı numaraların unutulması veya bu numaralar ile yaptıkları görüşmelerin neden oluğu maliyet ve mesai kaybından sorumlu tutulmak istememeleri olabilmektedir.

Abakus 360'ın BirBakışta! Görüşme Disiplini modülü bu sorunun çözümü olarak geliştirilmiştir. BirBakışta! ile şirketin tamamından veya belli bir bölümünden en çok aranmış olan 100 numaranın kaç farklı kişi tarafından ne ne sıklıkla arandığı incelenerek, her telefon numarası için özel görüşme pattern'ine ne oranda uygunluk gösterdiği saptanabilir. Daha sonra özel görüşme patternine yüksek oranda uyum gösteren numaraları (= özel olma olasılığı yüksek olan numaraları) en çok aramış olan kişiye (söz konusu telefon numaralarıyla yapılan görüşmelerin genellikle %95'den fazlasını bir kişi yapmıştır) sistem bir e-posta gönderir ve bu numarayı sisteme tanımlamasını ister. Eğer kullanıcı bu numaranın iş numarası olduğunu beyan ediyorsa, istendiği durumda bu beyanlar yöneticisinin onayına sunulur. Eğer kullanıcı bir tanımlama yapmaz ise, belli bir süre sonra o numara otomatik olarak o kullanıcının özel görüşmesi olarak kabul edilir.

BirBakışta! ile Görüşme Disiplini
Birbakışta! fonksiyonunun kullanımının bir rutin içinde tekrarlaması ile iş dışı nitelik taşıyan görüşmelerin kontrolü için oluşturulan politikaların sağlıklı yürütülmesi mümkün olabilecektir. Örneğin kullanıcıların aylık belli bir tutarda özel görüşme yapmasına izin verilecek, bu tutarı aşan miktarlar tahsil edilecek ise, her ayın başında özel görüşmeler raporu almadan birkaç gün önce BirBakışta! raporunun kullanılması yerinde olacaktır.

BirBakışta! raporunu çalıştırmak için Abakus 360 uygulaması içindeki Ek Analiz Modülleri menüsünün altındaki BirBakışta! maddesini tıklamanız yeterlidir. İlk çalıştırılışta, kullanıcının raporlama yetkisi içindeki tüm organizasyondan içinde bulunulan ay yapılmış görüşmelerin incelemesi yapılır. BirBakışta! analizi, sistem içinde en uzun süren analizidir; bu nedenle ekrana raporun gelmesi 1-2 dakika sürebilir.

Ekrana gelen rapor, En çok aranan 100 numaranın özel görüşme patternine uyum gösterme oranını, görüşme yapılan numarayı, Bu numara ile tüm şirkettin yaptığı görüşmelerin toplam sayısı süresi ve maliyetini, en çok görüşme yapan kişinin adını, bu kişinin gerçekleştirdiği aramaların sayısı süresini ve maliyetini vermektedir.

Bu raporda görülen ve özel görüşme patterni ile uyum oranını gösteren Ağırlık Indeksi yüzdesi yüksek olan telefon numaraları, çok yüksek olasılıkla o numara ile en çok görüşme yapan kişinin özel görüşmeler yaptığı bir numaradır. Ekranın sol tarafında bulunan Kontrol Paneli bölümünde yer alan Uyarı Gönder linki ile, ilgili kişilerden bu tür numaralarını sisteme tanımlaması istenebilir. Bu fonksiyon çalıştırıldığında aşağıda görülen Otomatik Uyarı Gönderme Kriterleri sayfası ekrana gelecektir.

Bu sayfada, Sınır Ağırlık İndeksi hangi oranın üzerinde yer alan numaralar için işlem yapılacağı sorulmaktadır. Bu oranın %90 veya üzerinde seçilmesi durumunda, kullanıcılara sorulacak telefon numaraları hemen hemen tamamı özel görüşmeler yaptıkları telefon numaraları olacaktır. Bu alana %80 değeri girildiğinde, sorgulana numaralar arasında iş görüşmelerinin yapıldığı numaralar da olabilir. Sınır Ağırlık İndeksi değeri azaltıldıkça, sorgulanan numaralar içinde iş görüşmesi yapılmış olanların oranı artacaktır.Gönderi Metni bölümünde ise, kullanıcılara gönderilecek e-posta'da yazacak ifade yer almaktadır. Bu ifadeyi gerekli gördüğünüz durumlarda değiştirebilirsiniz. Son Bildirim Tarihi ise, kullanıcılardan hangi tarihe kadar açıklama bekleneceğini belirler. Bu tarihe kadar açıklama yapılmamış numaralar, o kullanıcının kişisel numaralar rehberine eklenir ve o numara ile yaptığı görüşmeler özel görüşme olarak raporlanır.

Bu sayfadaki alanları doldurduktan sonra Sonraki Sayfa linkine basarak kimlere uyarı mesajı gönderileceğini listeleyen Uyarı Gönderim Listesi sayfasına geçebilirsiniz.

Bu sayfada, belirtilen kriterler içerisinde hangi kullanıcının kaç farklı telefon numarası olduğu, bu numaralarla yaptığı görüşmelerin toplam sayısı ve süresi yer alır. Sistemde e-posta adresi belirtilmemiş kullanıcılar, bu listede kırmızı renk ile gösterilmektedir ve bu kullanıcılara e-posta gönderilemeyecektir. Ayrıca listede yer alan isimlerin solundaki kutucukta yer alan seçimi kaldırarak bazı kişileri bu bu incelemenin dışında tutabilirsiniz. SİSTEM E-POSTA İLE UYARI GÖNDERİLMEYEN KULLANICILARIN GÖRÜŞME YAPTIĞI NUMARALAR İLE İLGİLİ OLARAK ÖZEL REHBERLERE EKLEME İŞLEMİ YAPMAYACAKTIR. Uyarı Mesajı Gönder linkini tıkladığınızda ise, e-posta ile her kullanıcıya ayrı ayrı uyarı mesajları gönderilecektir.

BirBakışta!'nın hassasiyetini arttırmak için...

BirBakışta! fonksiyonu, organizasyonun seçilen biriminde en çok görüşme yapılan 100 telefon numarasını inceler. Şirketin geneli üzerinde yapılan çalışmada incelene 100 numaranın büyük çoğunluğunun iş görüşmeleri yapılan numaralar olması doğaldır. Hassasiyeti arttırmak için organizasyonun daha küçük bölümleri üzerinde (ör.her şubede veya her departmanda) BirBakışta! fonksiyonunun ayrı ayrı çalıştırılması önerilir. 

Diğer dikkat edilmesi gereken bir konu da, Görüşme Disiplini politikalarının zaman içinde gevşemesinin önüne geçilmesi gerekliliğidir. Bunun için BirBakışta! fonksiyonunun periyodik olarak kullanılması önerilir.

Her ay, şirketin her departmanı için ayrı ayrı BirBakışta! fonksiyonunu çalıştırmak, tek bir kişinin üzerine bırakıldığında zaman alıcı bir angarya olarak algılanabilir. Bunun yerine BirBakışta! fonksiyonunun her birim yöneticisi tarafından çalıştırılması önerilir. Sistem üzerinde doğru yetkilendirmeler yapıldığında, her birim yöneticisi sadece kendi birimindeki çalışanlar için BirBakışta! fonksiyonunu kullanabilirler. 

BirBakışta! fonksiyonunun periyodik kullanımını garanti altına almak için bir Otomatik Rapor tanımlaması yapılması önerilir. Böylelikle örneğin her ayın 20. gününde tüm birim yöneticilerine, sadece kendi birimleri üzerinde BirBakışta! fonksiyonunu çalıştırabilmelerini sağlayan bir e-posta sistem tarafından otomatik olarak gönderilir, yöneticiler sadece e-posta içinde yer alan linki tıklayarak kendi departmanlarının analizini tamamlayabilirler.