Şube Görüşmelerinde VoIP Kullanımı Nasıl Arttırılabilir?

Geçmişte telefon konuşmalarını yapabilmek için tek seçenek vardı: Türk Telekom. Bugün ise, maliyetleri azaltmak istiyorsanız birçok farklı iletişim kanalını birarada kullanmanız gerekiyor. Örneğin şubelerinizle yapacağınız görüşmeler VoIP ile yapıldığında tamamen ücretsiz olmaktadır.

VoIP teknolojisi bugün birden çok şubesi olan çoğu şirkette kullanılıyor. Ancak kurulu sistemlerin yapısı nedeniyle bazı şirketlerde VoIP için yapılmış olan yatırımlar yeterince verimli kullanılamıyor. Eğer VoIP uygulamasını, tüm şubelerinize aynı marka sayısal santraller alıp, santralin kendi networking olanaklarını kullanarak kurdu iseniz, sorun yaşamıyor olabilirsiniz. Ancak santrallere harici VoIP cihazları bağlayarak bir ses networkü oluşturdu iseniz, kullanım oranı büyük olasılıkla beklediğinizin çok altındadır.

Kullanıcı alışkanlıklarını değiştirmek kolay değil.
Kullanıcılara, ücretsiz görüşme olanağı veren VoIP sistemini neden kullanmadıkları sorulduğunda, birçok neden dile getirmektedirler. Ancak bu nedenlerin bir çoğu geçerli olmayan hatta "VoIP'nin çevirsesi farklı geliyor" gibi komik kabul edilebilecek nedenler olabilir. Çünkü şirketlerde kurulan VoIP şebekelerinin kullanılmasının asıl nedeni, kullanım alışkanlığının yerleşmemiş olmasıdır. Kullanıcılar alıştıkları gibi dış hat alıp aramak dururken, farklı bir sistemi kullanmaya alışamamaktadır.

Bu alışkanlığı kazandırmak hiç de kolay değildir. Uzun aralıkla yapılan kontrollerde, "sistemi kullanmayan kişilerin tespit edilip uyarı verilmesi" de, alışkanlığın yerleştirilmesi için yapıcı bir yaklaşım olmayacaktır. Hatta, VoIP kullanmayanlara, neden oldukları maliyetin ödetilmesi gibi yaklaşımlar çok tehlikeli sonuçlar üretebilir; kullanıcı telefon kullanımını en aza indirebilir ve işler olumsuz etkilenebilir.

Yeni bir sistemin kullanımı için alışkanlık kazandırmanın en etkili yolu, sürekli, ısrarlı tekrarlar yapmaktır. Bu şekilde kalıcı bir prosedür oturtulduğunda, sadece sistemin kuruluşu sırasında şirkette bulunan çalışanlar değil, sonradan ekibe katılanlar da zaman içerisinde aynı alışkanlıkları kazanacaklardır.

Otomatik Raporlama Modülü ile Alışkanlıkları Yerleştirmek
VoIP kullanım alışkanlığını kazandırmak için sürekli kontroller yapmak ve sistemi kullanmadığı görülen kişilere hatırlatmalar yapmak gerekir. Bu işlem ne kadar sık yapılırsa, alışkanlıkların kazanılması o kadar hızlı olacaktır. Böylesi bir işi teknik personelin üzerine hiçbir iş yükü getirmeden Abakus 360 Otomatik Raporlama Modülü ile halledebilirsiniz.

Öncelikle amacımızı ifade edelim: Gün içinde şubeleri VoIP sistemi yerine ücretli telefon hatlarından (Türk Telekom veya Özel Telefon Operatörü) arayan bir kullanıcı olursa, o kullanıcıya ertesi gün bu şekilde yaptığı görüşmelerin dökümünü ve VoIP sistemini neden ve nasıl kullanması gerektiğini anlatan bir mesaj göndermek istiyoruz.

İlk olarak, bir gün öncesinde şubeleri VoIP yerine ücretli hatlardan arayan kullanıcıların listesini bulmamız gerekir. Bunun için Abakus 360'ın Giden Çağrı Dökümleri menüsü altında Tüm Çalışanların Dökümü maddesini tıklayın. Karşınıza, içinde bulunduğunuz ay yapılan tüm görüşmelerin çalışanlara göre dağılımını veren rapor gelecektir. Bu ekranda Gelişmiş Parametreler ifadesi üzerine tıklayarak rapor parametrelerini girebileceğiniz bölümü açın.

Daha sonra Gelişmiş Parametreler içinde sırasıyla şu parametreleri girin:

Tarih / Süre başlığı altında Tarih bölümünde Dün seçeneği: Böylece rapor ne zaman oluşturulursa, bir önceki günü incelemek mümkün olacaktır.

Tarih / Süre başlığı altında Görüşme Süresi bölümüne 20 değeri: Böylece sistemden görüşme başlamasa bile numara çevrildiğinde bir rapor oluşuyorsa, hatalı yapılan aramaların rapor dışında kalması sağlanacaktır. (Kullanıcılar şube numarasını çevirdikten hemen sonra VoIP'den arama yapabileceklerini anımsayıp, görüşme başlamadan telefonu kapatıyor olabilirler. Bu gibi durumların raporda görünmemesi daha uygun olacaktır.)

Tür / Yön başlığı altında Görüşme Türü bölümünde Şube seçeneği: Böylece tüm görüşmeler içinde sadece şubelere ait numaralarla yapılan görüşmelerin raporu alınacaktır. VoIP sistemi sistemde farklı şirket adı altında kaydedilmiş olan birimleri de kapsıyorsa, Şube seçeneği ile birlikte Grup Şirket seçeneği de seçilmeli.

Operatör / Tarife başlığı altında Arama Maliyeti bölümünde 0.1 değeri: VoIP görüşmeleri ücretsiz olacağı için Arama Maliyeti alanının solda yer alan alt değer limiti kutucuğuna 0.1 değerini girdiğinizde, maliyet oluşturan görüşmelerin raporu gelecektir.

Tüm değerleri girdikten sonra Göster tuşuna basarak, dün şubeler ile VoIP yerine maliyet oluşturan kanallardan yapılan görüşmelerin kimler tarafından kaçar defa yapıldığının raporu gelecektir.

Sistemin her gün bu raporu oluşturup, raporda adı geçen kişilere e-posta ile göndermesi için bir otomatik rapor tanımı yapmanız gerekir. Bunun için yukarıda anlatıldığı şekli ile raporu oluşturduktan sonra ekranın sol tarafındaki Kontrol Paneli bölümünde yer alan Otomatik Raporlara Ekle linkini tıklayın. Karşınıza otomatik rapor tanımı yapacağınız ekran gelecektir.

Otomatik Rapor Tanımlama ekranında ilk olarak oluşturduğunuz rapora bir isim vermelisiniz. Bu isim, kullanıcılara gönderilecek e-posta!ların konu başlığı olarak da kullanılacağı için vermek istediğiniz mesajı buraya yazabilirsiniz. Örneğin "Şube görüşmelerini VoIP sistemi üzerinden yapınız" yazabilirsiniz.

Gönderilecek Kişiler bölümünde Şirketler, Şubeler, Departmanlar ve Kişiler bölümlerini boş bıraktığınızda, rapor tüm organizasyonunuzu kapsayacak yapıda oluşturulacaktır. Profiller bölümü boş bırakıldığında, rapor tüm profillerdeki kullanıcıları kapsayacaktır. Ancak raporun sadece şubeleri VoIP dışındaki kanallardan arayanlara gönderilmesi için Çağrılar bölümünde Kişilere Göre Grupla seçeneğini seçtikten sonra Giden Çağrılar Sayı  =>  1 değerlerini girmeniz gerekir. Böylece oluşan rapor içinde 1 adetten fazla giden çağrı yaptığı görünen kişilere rapor gönderilmesi mümkün kılınır. Şube görüşmesi yapmayan veya şube görüşmelerini zaten VoIP ile yapan kullanıcılara rapor gönderilmez.

Bu kontrolün her gün yapılması için Raporlama Zamanı başlığı altında Haftalık seçeneğini seçip tüm günleri işaretlemelisiniz. Mesaj İçeriği bölümünde ise, VoIP kullanımını neden tercih edilmesi gerektiğini ve nasıl kullanılacağını belirten bir mesaj yazabilirsiniz. Örneğin "Rakiplerimizle giriştiğimiz çetin rekabette avantajlı pozisyonumuzu güçlendirmek için maliyetlerimizi azaltacak her olanaktan yararlanmak zorundayız. Siz de şubelerimiz ile yaptığınız görüşmelerde VoIP sistemimizi kullanarak bu çabamıza katkıda bulunabilirsiniz. Şube görüşmelerini VoIP ile yapmak için 9 ile dış hat alıp şube numarası çevirmek yerine XX ile hat aldıktan sonra şube kodunu çevirerek ilgili şubeyi arayabilirisiniz. Şube kodlarımız şu şekildedir: xxx yyy zzz"

Bu şekilde, şirket içinde tepki toplayabilecek sert mesajlar vermeden, çalışanların alışkanlık kazanmasını destekleyecek düzenli bir sistem oluşturmuş olursunuz.