Telefon Görüşmelerinde Konuşulanların Unutulup Gitmesi Nasıl Önlenir?

İş yaparken kullanılan ofis araçlarının başında tartışmasız telefon yer alır. Telefonda konuşulanlar, daha sonrasında yapılan işlerin düzenli yürütülebilmesi için eksiksiz olarak anımsanabilmeli ve gerekli kişilerle paylaşılabilmelidir. Zaten yanlış anlamaların neden olduğu sıkıntıların temeline inildiğinde, genellikle telefonda konuşulanların unutulması veya ilgililere aktarılmamasının rolünün büyük olduğu görülmektedir. Bu nedenle telefonda konuşulanların unutulup gitmemesini ve şirketin kurumsal belleğine aktarılmasını sağlamak çok önemlidir.

CRM başta olmak üzere birçok iş uygulaması, çalışanların tüm eylemlerinin kayıt altına alınmasını hedeflemektedir. Bu uygulamalar telefon görüşmelerinin de kayıt altına alınabileceği bölümlere sahiptir. Ancak gerek uygulamaların kullanım zorluğu gerek iş yoğunluğu nedeniyle bu uygulamaların telefon görüşmeleri için oluşturduğu bölümlerin kullanıldığını pek söyleyemeyiz. Şirketlerin müşteri ve diğer iş paydaşları ile en yoğun bilgi alıverişi kurdukları kanal olan telefonda konuşulanların kurumsal bilgiye dönüştürülmesi bu nedenle hep istenen ama bir türlü ulaşılamayan bir hedef olarak kalmıştır. 

Söylemesi Kolay Yapması Zor
Telefon görüşmelerinin yazılı olarak saklanabilmesinin olmazsa olmaz iki koşulu vardır

1. Öğrenmesi ve kullanması kolay bir uygulama

2. Kontrol sistemi

Telefon görüşmelerinin içeriği hakkında notların alınacağı uygulamanın, günlük iş temposunun yoğunluğuna uygun şekilde, hızlı ve pratik bir araç olması gerekmektedir. Eğer kullanıcılar, telefon notu alabilmek adına iş tempolarını yavaşlatmak zorunda kalıyorlarsa, bu kabul edilebilecek bir sonuç değildir.

Ama ne kadar kolay öğrenilebilen ve kullanılabilen bir uygulama kullanılırsa kullanılsın, her şeyi konuşarak yapmaya alışmış çalışanların notlar almasını sağlamak, belli bir alışkanlığın kazanılmasını gerektirmektedir. Görüşme notu yazma alışkanlığı yerleşene kadar düzenli kontrollerin ve uyarıların yapılması da gerekmektedir. Aksi takdirde kurulan sistemlerin atıl kalması tehlikesi ortaya çıkar. 

OfisTelefonu Kurumsal Belleğinizi Oluşturuyor.
IPera OfisTelefonu, yukarıdaki her iki gereksinime yanıt verebilecek araçlar sunuyor. Görüşme Notu özelliği ile kullanıcıların tek tıklama ile telefon görüşmeleri hakkında not alabilecekleri ekranları sunarken, Otomatik Raporlama Modülü ile gerekli kontrol ve uyarıların otomatik olarak yapılabilmesini sağlıyor.

OfisTelefonu ile bir telefon görüşmesi yaparken not almanın en pratik yöntemi, Internet Explorer programını çalıştırmak ve IPeraBAR üzerindeki Görüşme Notu ikonunu tıklamaktır. Bu sayede OfisTelefonu programı başlatılır, kullanıcının kimlik kontrolü otomatik olarak yapılıp, doğrudan görüşme notu formu ekran getirilir.

Kullanıcı zaten OfisTelefonu uygulamasını başlatmış ise, OfisTelefonu araç çubuğu üzerindeki Not Ekle ikonu da aynı işlevi görecektir.

Bu ikonlardan birine basıldığında ekrana Görüşme Notu Ekle penceresi gelecektir. Görüşme Notu Ekle penceresi, kullanım pratikliği sağlamak amacıyla son derece basit şekilde tasarlanmıştır. Kullanıcının tek yapması gereken şey görüşmesi hakkında bir konu başlığı ve içeriğine ilişkin bir kaç satır yazmasıdır. (Konu başlığına yazılabilecek şeylerin seçeneklerin daha önceden belirlenip ilan edilmesini öneririz)

Görüşmenin içeriğine ilişkin bilgiler girildikten sonra Gizli seçeneği işaretlenirse, bu görüşme notunu daha sonra notu alan kişi ve bağlı olduğu yöneticisi dışında kimse okuyamaz. Görüşme Notu yazıldıktan sonra o anda yaptığı görüşme ile ilişkilendirip saklamak için sadece kullanıcının Görüşme Notu Ekle düğmesine basması yeterli olacaktır. O anda yapılan bir görüşme yok ise, görüşme notu kullanıcının "görüşmeye atanmamış notlar" listesine eklenecektir. Daha önceden yapılmış bir telefon görüşmesine not eklemek için ise Bu Not için Görüşme Seç düğmesine basarak geçmiş görüşmelerden birisini seçmek de mümkündür.

Daha önce yapılan görüşmelerden birisi için görüşme notu düzenlemenin bir diğer yolu da, T-Panel veya görüşme dökümleri ekranında Not Ekleme ikonuna basmaktır.

Alışkanlıkların Yerleşebilmesi için Kontrol Şart
Yapılan önemli iş görüşmeleri için bir görüşme notu düzenlenmesi, kullanıcılarda belli bir alışkanlığın oluşmasını gerektirmektedir. Bu alışkanlığın oluşmasını hızlandırmak için, kullanıcılara görüşme notu almaları gerekli olabilecek görüşmelerini hatırlatacak bir düzenleme yapılması yararlı olacaktır. 

Varsayalım, 1 dakikadan uzun süren ve telefon rehberinde İş Numarası olarak kayıt edilmiş numaralarla yapılan görüşmeler için bir görüşme notu alınmasının gerekli olduğuna karar verdiniz. Yapacağınız bir Otomatik Rapor tanımlaması ile, her sabah kullanıcılara bir gün önce yaptıkları bu nitelikteki görüşmelerinden not almadıkları bölümü anımsatan bir liste gönderilmesini sağlayabilirsiniz.

Böyle bir otomatik rapor tanımı yapmak için, önce bu nitelikteki görüşmeleri ekrana getirmeniz gerekir. Bunun için Abakus 360 uygulaması içinde Giden Çağrı Dökümleri menüsü altında Tüm Giden Çağrıların Dökümü maddesini tıkladıktan sonra gelen çağrıları da aynı sayfa içinde görmek için ekranın solunda yer alan Kontrol Panel başlığı altında Arama Yönü bölümünde Hepsi linkini tıklayın.

Daha sonra Gelişmiş Parametreler bölümü açıp, Tarih / Süre bölümünde Tarih parametresini Dün olarak, Görüşme Süresi parametresinin alt sınırını 60 olarak değiştirin. Daha sonra Tür / Yön başlığı altında Görüşme Türü parametresini İş Numaraları olarak belirleyin. Son olarak İçerik başlığı altında Not Alınmamış Görüşmeleri Göster kutucuğunu işaretleyip Göster düğmesine basın.

Bu raporu, her kullanıcıya her sabah düzenli olarak göndermek için ise ekranın solunda yer alan Kontrol Panel Bölümü altında bulunan Otomatik Raporlara Ekle linkini tıklayın. Ekrana gelecek olan Otomatik Raporlar penceresinde, ilk olarak bu rapor için bir isim belirleyin. Vereceğiniz isim, kişilere gidecek e-postaların konu satırını oluşturacağı için kullanıcılardan yapılması istenen şeyi anlatan isimler verebilirsiniz. (Ör: "Lütfen görüşme notu düzenlemeyi ihmal etmeyin." gibi.

Otomatik rapor tanımlamasının Gönderilecek Kişiler bölümünde, bu hatırlatmanın kimlere gitmesini istediğinizi belirtmelisiniz. Şirketin sadece bazı bölümlerindeki kişilere (Şube veya departman olarak) hatırlatma mesajı gönderilmesini sağlayabileceğiniz gibi, yetki profillerine göre de sınırlama yapabilirsiniz. Hatta kişilerin görevlerine göre özel yetki profilleri tanımladıysanız, sadece sekreterlere, sadece veri girişi yapanlara gibi özel sınırlamalar da getirebilirsiniz. Bu hatırlatmanın gerçekten işlevsel olabilmesi için, tüm görüşme notlarını girmiş olan veya görüşme notu girilmesi gereken türde bir görüşmesi olmayan kişilere mesajı gönderilmemesini sağlamanız gerekir. Bunun için Çağrılar başlığı altında Kişilere Göre Grupla ve Tüm Yönler, Sayı, => ve 1 değerlerini seçmeniz gerekir. Böylece sistem, belirlediğiniz sınırlar içerisindeki tüm çalışanları tek tek ele alacak, eğer o kişinin görüşme notu girmesi gerektiği halde girmemiş olduğu en az bir görüşmesi varsa bir otomatik rapor mesajı gönderecek, yoksa göndermeyecektir.

Böylece şirket çalışanlarının telefon görüşmelerinde notlar alarak iş arkadaşlarıyla bilgi paylaşabilmeleri ve şirketin kurumsal belleğine katkı yapmaları sağlanabilir.