Organizasyon Değişiklikleri Sisteme Nasıl İşlenmeli?

Telefon görüşme maliyetlerinin departmanlara veya masraf merkezlerine göre raporlanmasının gerekli olduğu şirketlerde, personel giriş çıkışlarının veya görev değişikliklerinin program içinde işlenebilmesi gerekir. Telefon görüşmelerini sadece dahili numaraya göre listeleyebilen programlarda elbette bundan söz edebilmek mümkün değildir. Diğer taraftan çoğu program, dahili numaraları departmanlara göre gruplasa bile, yapılan bir değişiklik geçmiş dönemlere ait alınan raporları da etkilemektedir. OfisTelefonu uygulamaları, bu sıkıntılar dikkate alınarak geliştirildiği için bir kişinin dahili telefonu departmanı değişse bile departman raporlarının doğru şekilde alınabilmesini sağlar. Elbette organizasyon değişikliklerinin programa tanıtılması şartı ile...

Organizasyon içinde, her işten ayrılan, işe başlayan, görev yeri değişen veya dahili numarası değişen personele ait bilgileri bir de Görüşmeleri Raporlayan yazılımlara girmek, zor bir angarya gibi görünebilir. Ancak OfisTelefonu sadece bir raporlama yapılımı olmadığı için, bu değişikliklerin programa tanıtılması ile bir taşla birçok kuş vurulmuş olur; Örneğin şirket Intranet'inde yayımlanan dahili numara listeleri otomatik olarak güncellenmiş olur. Üstelik OfisTelefonu içinde bu işlemlerin kısa süre içinde tamamlanmasını sağlayacak bir çok yetenek bulunmaktadır.

OfisTelefonu içinde personel tanımlarının güncellenmesi
Personel bilgilerinin OfisTelefonu içinde güncellenmesinin 3 yolu vardır:

1. İnsan Kaynakları veritabanıyla entegrasyon kurulması

2. Personel Tanımları Arayüzünün Kullanılması

3. Dosyadan Bilgi Aktarımı

1-İnsan Kaynakları veritabanıyla entegrasyon kurulması:
Bu en garantili ve zahmetsiz yöntemdir. Organizasyon yapısındaki bir değişiklik insan kaynakları veritabanına işlendiği anda OfisTelefonu uygulamalarının da bu değişikliği otomatik olarak tanımasını sağlar. Sorun şu ki, birçok şirkette böyle bir veritabanı ya hiç bulunmamaktadır veya personele ait tüm bilgiler bir arada bu veritabanında tutulmamaktadır. (örneğin dahili telefonu, e-posta adresi vb. bilgiler genellikle İK veritabanlarına işlenmemektedir.) Bu nedenle bu yöntem çok az sayıdaki şirket tarafından tercih edilmektedir.

2- Personel Tanımları Arayüzünün Kullanılması
OfisTelefonu uygulaması içinde Araç Çubuğu üzerinde Tanımlar ikonuna bastıktan sonra gelen sayfanın sol bölümündeki Personel ve Dahili Tanımları linkini tıklayarak girilen sayfa içinde, organizasyonel değişikliklerin tamamı programa tanıtılabilir. İşten ayrılan bir personelin silinmesi, yeni başlayanların tanımlanması, dahili telefonlardaki değişiklikler veya kişilerin görev yaptığı şube veya departmanlarının değişmesi bu sayfa içinde kolayca tanımlanabilir. Sistem, yapılan her değişiklik için ne zamandan itibaren geçerli olduğunu soracaktır ve raporları bu tarihe göre düzenleyecektir. Örneğin 10 gün önce departmanı değişmiş bir kişinin bilgileri bugün güncellenmekteyse, "Güncelleme Tarihi" sorusuna on gün öncesinin tarihini yazmak yeterli olacaktır. Sistem o kişinin yapmış olduğu görüşmelerin on günden önceki bölümünü eski departmanında tutarken, son on günlük bölümünü yeni departmanı altında raporlayacaktır.

Program arayüzünü kullanarak değişikliklerin yapılması kolay olmakla birlikte çok sayıda işlemi bir defada yapmak için fazla zaman alıcı olabilir. Eğer birkaç kişinin bilgilerinde değişiklik veya düzeltme yapılacak ise, program arayüzünü kullanmak pratiktir, ancak onlarca kişinin bilgileri güncellenecek ise, dosyadan bilgi aktarımı yapılması daha pratik olacaktır.

3- Dosyadan Bilgi Aktarımı
Personel tanımlarında toplu güncellemeler yapmak için en pratik yöntem dosyadan bilgi aktarımı yöntemidir. Bu yöntem sayesinde, hem excel'in tablo düzenlemesi konusunda sağladığı pratikliklerden yararlanılabilir hem de OfisTelefonu uygulaması üzerinde pratiği olmasa bile herhangi birisi, bilgi dosyasını hazırlayabilir.

Eğer programa ilk defa bilgi yüklenecek ise, uygun formatta boş bir dosya içine personel bilgileri yazılabilir. Uygun formattaki bilgi dosyasını yine program içinde bulabilirsiniz. Bunun için Personel Tanımları Sayfasına girdikten sonra ekranın sol bölümündeki Kontrol Paneli başlığı altındaki Personel bilgisini dosyadan al linkini tıklayın ve karşınıza gelecek ekranın Ekle düğmesinin sağında yer alan excel ikonunu tıklayarak, boş bir bilgi dosyasını bilgisayarınıza indirin. Bu dosya içinde sisteme tanımı yapılacak yeni personele ait bilgileri sırası ile ilgili sütunlar altına yazdıktan sonra dosyayı kaydedin. Ancak bu aktarım sırasında kişilere verilen dahili numaraların daha önce bir başkası tarafından kullanılmadığından emin olmalısınız; eğer kullanılıyor ise, önce o numaraları serbest bırakmalısınız.

Mevcut yapıda değişiklikleri tanımlamak için uygulanabilecek pratik bir yöntem de, var olan personel listesini bir excel dosyasına aktarmak ve sonrasında bu dosya üzerinde değişiklikler yapmaktır. Var olan tanımları excel dosyasına aktarmak için Personel ve Dahili Tanımları sayfasına girdikten sonra ekranın sol bölümündeki Kontrol Paneli başlığı altındaki Excel çıktısı al linkini tıklamanız yeterlidir. Böylece, bilgi girişi formatına uygun şekilde hazırlanmış ve mevcut tanımları içeren bir excel dosyasını bilgisayarınıza kaydedebilirsiniz. Bu dosya üzerinde gerekli değişiklikleri yaptıktan sonra tekrar sisteme yükleyebilirsiniz.

Var olan personel tanımları dosyasında değişiklikleri tanılarken...

1. Dosyanın ilk satırlarında işten ayrılan personel taşıyın. İsten ayrılan kişilerin bulunduğu satırlarda Güncelleme Tarihi alanına Silinecek kelimesini yazdığınızda, o kişiler personel listesinden çıkarılacaktır. Bir personelin tanımı silinse bile o kişinin geçmişte yapmış olduğu görüşmeleri, o kişinin adıyla sorgulamaya devam edebilirsiniz.

2. Bir kişinin birden çok dahili numarası varsa, dahili numaralarından sadece birisini silmek istediğinizde, ilgili satırın Güncelleme Tarihi alanına Silinecek kelimesini yazmanız yeterli olacaktır. O kişiye ait diğer dahili numaralar ve kişinin personel tanımı silinmeyecektir.

3. Bir kişinin dahili numarası değişecek ise, yeni dahili numaraya ait tanımlama üst satırlarda olacak şekilde, eski dahili numarasının bulunduğu satırın Güncelleme Tarihi alanına Silinecek kelimesini yazmalısınız. Eğer yeni numara üst satırda yer almaz ise, eski dahili numara ile birlikte personel tanımı da silinebilir. 

4. Bir kişinin departmanı değişecek ise, o kişinin bulunduğu satırda eski departmanı yerine yeni departmanı yazmanız yeterlidir.

5. Bir kişinin şubesi değişecek ise, yeni şubesinde kullanacağı dahili numarayı ekleyip, eski şubesinde kullanılanı silmeniz yeterlidir. Bunu yaparken 3.maddede anlatılan şekilde yapmaya dikkat edin.

6. Sistem tarafından tanımlanmış bir dahili numara tanımlarının bulunduğu satırları (isim bölümü * karakteri ile başlayan satırlar) dosyayı geri yüklemeden önce silin. aksi durumda dosya yükleme anında bu satırlar için hata mesajı üretilecektir.

7. Personel tanımlarını excel dosyasına aktardığınızda, yönetici tanımı olmayan personelin Yönetici alanında Tanımsız kelimesi olacaktır. Bilgi Dosyasını geri yüklemeden önce bu alana ya gerçek yöneticinin adını yazın veya o alanı boş bırakın. Yönetici alanında Tanımsız kelimesi bulunan satırlar için yükleme sırasında hata mesajı üretilecektir.

8. Tüm değişiklikler için, Güncelleme Tarihi alanına o değişikliğin geçerli olduğu tarihi yazmalısınız.