Limit Aşım Onay İsteklerinin Gönderilmesi Nasıl Otomatikleştirilir?

Çalışanlarına cep telefonu veren bir çok şirket, astronomik faturalardan korunmak için kullanıma maliyet limitleri getirmektedir. Ancak görevi gereği verilen maliyet limitini aşacak miktarda görüşme yapmak zorunda kalmış olan bir personelden sorgusuz sualsiz kesinti yapmak, son derece sevimsiz bir durumdur. Bu sıkıntıya çözüm olarak hemen hemen her şirkette, verilen limiti aşan kullanıcılardan kesinti yapılıp yapılmayacağı, yöneticilerin inisiyatifine bırakılmıştır. 

Bu uygulama belki çalışanların motivasyonunu olumsuz etkileyecek tatsız emrivakilerin yaşanmasını önlemektedir ama konuyla ilgili kişiler üzerinde müthiş bir iş yükünün oluşmasına neden olmaktadır. Limit aşan çalışanlardan kesinti yapılıp yapılmayacağını yöneticilerine sorabilmek için yapılması gerekenleri bir düşünelim:

1. Çalışanların elektronik ortamda iletilen cep telefonu giderlerini bir tabloya aktarıp, her numaranın kime ait olduğunu belirlenir.

2. Her çalışanın limitini geçip geçmediği, geçti ise ne kadar geçtiği hesaplanır. (farklı görevlerdeki kişiler için farklı limitler varsa, bu iş daha zorlaşmaktadır)

3. Limiti aşan kişilerin hangi departmanlarda oldukları ve yöneticilerinin kim olduğu belirlenir.

4. Her yöneticiye gönderilmek üzere ayrı ayrı "limitini aşanlar listesi" hazırlanır ve yöneticilere gönderilir.

Tüm bu işlemler, organizasyonun büyüklüğüne göre bazen günler alabilmektedir. 

Kontrolleri otomatikleştirerek zaman kazanın
İletişim yönetimine kavramına bütünsel bir açıdan bakış sağlayan OfisTelefonu'07 ile, yukarıdaki gibi zaman alıcı çalışmaları tamamen otomatikleştirmeniz mümkün. Her departman yöneticisine, belli bir dönem içerisinde verilen limiti aşan oranda cep telefonu konuşması yapan personelin listesini göndermek için sistemde bir defa rapor düzenleyip bunu otomatik hale getirmek yeterlidir. 

Limiti aşan çalışanların listesini oluşturmak için öncelikle Abakus 360 içinde Diğer Ek Modüller menüsü altında yer alan Masraf Merkezi maddesini tıklayarak Limit Kontrol Raporu sayfasına girin.

Limit Kontrol Raporu sayfasına ilk girdiğinizde, tüm çalışanların tüm iletişim giderlerini (masa telefonu + SMS gönderimleri + cep telefonları) gösteren bir liste gelecektir. Sayfaya ilk girdiğinizde maliyet limiti 0 YTL olduğu için, liste tüm çalışanları kapsamaktadır. Burada ilk yapılması gereken, sadece cep telefonu maliyetlerinin limiti geçip geçmeyeceğinin kontrol edilmesi olacağı için, diğer maliyet kaynaklarının değil sadece cep telefonu giderlerinin raporlanmasını istediğinizi belirtmeniz gerekir. Bunun için Gelişmiş Parametreler bölümünde, Kaynak başlığı altında Kaynak kutusu içindeki listede yer alan CDFaturaCell seçeneğini seçip Göster düğmesine basın.

Daha sonra ekranın sol tarafında yer alan Kontrol Paneli bölümünde, Limit Kriterleri seçeneğinin Maliyet olduğunu kontrol edin, Değer kutucuğuna, limit değerinizi yazın ve rapor almak istediğiniz dönemi Rapor Tarihi alanında belirtin. Bu raporu otomatik rapor haline getirmeyi düşünüyorsanız, Rapor Tarihi alanında Tarih Aralığı dışında bir seçenek belirtmelisiniz. (Ör. Geçen Ay diyebilirsiniz)

Tekrar Göster düğmesine bastığınızda, Değer kutucuğunda belirtmiş olduğunuz tutardan fazla görüşme yapmış olan kişilerin isimleri bir liste haline getirilecek ve görüşme tutarları ile belirttiğiniz limiti ne kadar aşmış oldukları gösterilecektir.

Oluşturduğunuz bu raporu isterseniz her ayın başında tüm departman yöneticilerine, sadece kendi departmanlarındaki kişileri listeleyecek şekilde gönderilmesini sağlayabiliriniz. Bunun için yukarıda anlatıldığı şekli ile raporu oluşturduktan sonra, Kontrol Paneli bölümünde Otomatik Raporlar linkini tıklayın. Ekrana gelecek olan pencerede önce rapor için bir isim yazın. (ör. Geçen Ay Cep telefonu Limitini Aşan Çalışanlar) . Sonra Gönderilecek Kişiler başlığı altında Profiller kutusunda Departman Şefi maddesini seçin. Bu raporun departman şefi olarak belirlenmiş herkese gönderilmesini sağlayacaktır. (Uygulama içinde sizin tanımladığınız başka profiller de olabilir)

Daha sonra Raporlama Zamanı başlığı altında, raporun ne zamanlarda gönderilmesini istediğinizi belirtin. Örneğin her ayın 1 inde gönderilmesini sağlayabilirsiniz.

Son olarak Mesaj İçeriği başlığı altında, raporun ne şekilde gönderilmesini istediğinizi belirtin. Gönderim Tipi bölümünde Rapor bağlantısını yolla seçeneği seçili ile her departman yöneticisine, program içinde kendi departmanındaki çalışanların limit aşımlarını gösteren Limit Kontrol Raporu sayfasına sizin belirlemiş olduğunuz parametrelerle bir link içeren e-postalar gönderilecektir. Yöneticiler bu e-posta içindeki linki tıkladıklarında raporu görebilir, gerekli gördükleri kişiler için ek kontroller yapabilirler. Diğer seçenek ise Raporun excel çıktısını yolla seçeneğidir ki gönderilen e-postaların içine eklenmiş bir excel dosyası içinde raporun yer alması sağlanır. Açıklama kutusuna ise, eklemek istediğiniz diğer mesajınızı yazabilirsiniz.