En İyi Müşterilerinizle Dün Kimlerin Konuştuğunu Nasıl Öğrenebilirsiniz?

Bir şirketin en değerli hazinesi, müşterileri ile kurduğu ilişkilerdir. Müşteriler olmadan, şirketin varlığının da anlamı kalmaz. Şirketler, müşterilerine hizmet ederken onların beklentilerini karşılayabilmek için büyük yatırımlar yapmakta, iş süreçlerini iyileştirmeye çalışmaktadır. Ancak bazen basit bazı hatalar yüzünden telafi pahalıya mal olan hatalar ortaya çıkmaktadır; bazen de hataları telafi edebilmek mümkün olamamaktadır.

Bu tür hataların belki de en talihsiz olanları, çalışanların arasındaki iletişim kopukluğundan dolayı müşteriler karşısında aynı frekansı tutturulamamasından kaynaklananlardır. Bu durum, birinin yaptığını diğerinin bozduğu şeklinde algılanan hatalara neden olmakta; müşterilere karşı zor durumda kalınmasının yanı sıra, çalışanların birbirleri hakkında olumsuz düşünceler geliştirmesine yol açmaktadır.  

Bu tür hataları azaltmak için önemli müşterilerle yürüyen ilişkiler hakkında tüm çalışanların bilgilendirileceği mekanizmalar kurulabilir. Ekip içinde bilgi notlarının dolaşıma açılması, aktivite raporlarının paylaşılması hatta düzenli iç toplantılar en sık kullanılan yöntemlerdir.

OfisTelefonu ile Müşteriler ile Kurulan Tüm İletişimi her An Görebilmek Mümkün.
Önemli müşterilerle kurulan diyaloğu izleyebilmek için OfisTelefonu ile benzersiz yöntemler geliştirmek mümkün. Böylece bilgi kopukluğundan kaynaklan "kaza"lar minimuma indirilebilir. Örneğin şirket içinde herhangi biri; önemli bir müşteri ile telefon ile iletişim kurarsa, bundan o müşteri ile ilgilenen kişilerin bilgilendirilmesini sağlayabilirsiniz. Bunun için OfisTelefonu uygulama ailesi içinde yer alan T-CRM ile alınan raporların, belli koşullara bağlı otomatik raporlar haline getirilmesi yeterli olacaktır. 

Örneğin bir gün içinde "önemli" olarak kabul ettiğimiz müşterilerle kurulan diyaloğun raporlanmasını sağlayalım. Bunun için T-CRM uygulamasına girdikten sonra, Gelişmiş Parametreler'e girip, Numara / Açıklama bölümü altında Açıklama başlığına önemli müşterilerin isimlerini tek tek eklemek yeterli olacaktır. Telefon rehberinde müşterilere ait numaraların tam açıklamasını yazmak yerine, * ve ? karakterlerini kullanarak ilgili bütün numaralarla yapılan görüşmeleri tek bir raporda toplamak mümkün olabilmektedir.  

Adını girmiş olduğunuz müşterilerinizle görüşme yapıldığında haberdar olmak istiyorsanız, yukarıdaki raporu Otomatik Rapor haline getirebilirsiniz. Böylece sistem her gün adını vermiş olduğunuz müşteriler ile tüm organizasyonunuz içinde hiç görüşme yapılıp yapılmadığını kontrol edip, bir görüşme yapılmış ise size e-posta ile yukarıda gördüğünüz raporu gönderebilir. Yukarıdaki raporu otomatik hale getirmek için sayfanın solundaki Kontrol Paneli bölümünde yer alan Otomatik Raporlara Ekle linkini tıklamanız gerekir.

Karşınıza gelecek Otomatik Rapor Tanımlama Sayfasında önce rapor için bir isim belirlemeniz gerekir. Daha sonra raporun kimlere gönderilmesi gerektiğini belirlemelisiniz. Sadece kendinize veya birkaç kişiyi isim olarak seçebileceğiniz gibi, organizasyonun belli bir bölümündeki tüm kişileri, veya sistemde tanımlanmış profillere göre gönderim yapılmasını sağlayabilirsiniz. Çağrılar bölümünde ise, raporun hangi koşulda gönderilmesini istediğinizi belirtebilirsiniz. Tüm şirketlerinizdeki çalışanların adını belirttiğiniz müşterileri en az bir defa aramaları veya o müşterilerden telefon gelmesi durumunda raporun gönderilmesi için Sistemdeki Tüm Görüşmeler, Tüm Yönler >= 1 seçimini yapmanı gerekir.

Daha sonra Raporlama Zamanı başlığı altında, raporun her gün bir önceki günü kontrol ederek düzenlenmesi için haftanın tüm günlerini işaretleyebilirsiniz.

Mesaj İçeriği başlığı altında ise, gönderilecek e-posta mesajına eklemek istediğiniz açıklamaları ekleyebilirsiniz. Özellikle raporlar sizin dışınızda başkalarına gönderilecek ise, bu bölüme mutlaka açıklayıcı bir ifade yazmanızı öneririz.

İyi de Görüşmeleri Kimler Yapmış?
Müşterilerinizle şirket içinden bir görüşme yapıldığında artık sistemin sizi bilgilendirmesini sağladınız. Peki yukarıdaki rapor size gönderildiğinde, görüşmeleri hangi iş arkadaşlarınızca yapıldığını nasıl öğrenebilirsiniz? Bunu öğrenmek için tek yapmanız gereken, raporda her satırın en sağında yer alan grafik ikonunu tıklamaktır. Böylece seçtiğiniz müşteriniz ile yapılan telefon görüşmelerinin tam bir analizi karşınıza gelecektir.

Böylece o müşteri ile şirketlerinizden hangisinin hangi şubesinin hangi departmanından kimin iletişim kurduğunu, bu iletişimin gelen telefona yanıt vermek için mi yoksa giden bir çağrı mı olduğunu, görüşmelerin sürelerinin nasıl değiştiğini, müşterinizin hangi numaraları ile iletişime geçildiğini ve görüşmelerin günün hangi saatlerinde yapıldığını ayrıntılı şekilde öğrenebilirsiniz.

Eğer bu rapor üzerinde daha detaylı bilgi edinmek isterseniz, rapor üzerinde ilgili yeri tıklayabilirsiniz.. Örneğin, gelen çağrılara kimlerin yanıt verdiğini görmek için, sayfanın en üst bölümünde yer alan grafiğin Gelen dilimini tıklamak yeterli olacaktır.